Public concerné
Secrétaires généraux de mairie, agents exerçant ces fonctions et collaborateurs des communes chargés de la gestion administrative polyvalente ; notamment dans les petites communes.
Programme de formation
Accueillir les habitants et traiter les démarches sensibles
Catégories de public : Institutions et opérateurs publics
Référence : XXIF-0379
Qualifier la demande et orienter vers l’autorité ou le service compétent. ; Identifier pièces, délais et données à protéger pour une démarche d’état civil. ; Organiser une liste de vérification pour une échéance électorale. ; Répondre à une réclamation et tracer la suite donnée.
Formation organisée sur demande. Dates, tarif et intervenant précisés dans la proposition.
Format proposé
7 h de formation hors pauses, une journée, en présentiel ou classe virtuelle. Durée et adaptation arrêtées après positionnement. Dates, tarif et intervenant précisés dans la proposition.
Prérequis
Exercer ou préparer des missions de secrétariat général de mairie ; préciser la taille de la commune, les compétences exercées et les acquis lors du positionnement.
Questionnaire préalable sur les fonctions, les acquis et le projet ; cas anonymisés, sans transmission de données confidentielles.
À l’issue de la formation
- Qualifier la demande et orienter vers l’autorité ou le service compétent
- Identifier pièces, délais et données à protéger pour une démarche d’état civil
- Organiser une liste de vérification pour une échéance électorale
- Répondre à une réclamation et tracer la suite donnée
Le programme, séquence par séquence
Chaque séquence associe repères, analyse et atelier. Les durées comprennent les échanges, la restitution et l’évaluation ; elles excluent les pauses.
Séquence 1 · 1,75 h
Repérer le cadre et les acteurs
Accueil, orientation et qualité de la réponse administrative.
Atelier : Qualifier la demande et orienter vers l’autorité ou le service compétent.
Séquence 2 · 1,75 h
Préparer les pièces et les contrôles
État civil, identité des demandeurs et protection des données.
Atelier : Identifier pièces, délais et données à protéger pour une démarche d’état civil.
Séquence 3 · 1,75 h
Traiter le dossier pratique
Élections : calendrier, listes et opérations préparatoires à vérifier.
Atelier : Organiser une liste de vérification pour une échéance électorale.
Séquence 4 · 1,75 h
Présenter et suivre la décision
Réclamations, confidentialité et suivi des réponses.
Atelier : Répondre à une réclamation et tracer la suite donnée.
Un cas pratique pour relier les apprentissages
Une même journée apporte une demande d’acte d’état civil, une question électorale et une réclamation sur un service communal.
Livrables travaillés pendant la formation
Qualifier la demande et orienter vers l’autorité ou le service compétent. ; Identifier pièces, délais et données à protéger pour une démarche d’état civil. ; Organiser une liste de vérification pour une échéance électorale. ; Répondre à une réclamation et tracer la suite donnée.
Méthode pédagogique
Apports ciblés, lecture de documents, travail en petits groupes et restitution argumentée. Les participants complètent progressivement le dossier du cas, puis défendent leur décision et leur plan d’action. La dernière séquence inclut une restitution individuelle de 30 minutes.
Comment les acquis sont évalués
Un questionnaire initial identifie les acquis. Les ateliers donnent lieu à un retour sur les erreurs et les choix. La restitution finale est appréciée selon 4 critères propres au programme :
- Demandes correctement orientées
- Pièces et données nécessaires identifiées
- Échéance électorale et contrôle préparés
- Réponse et traçabilité proportionnées
Une restitution finale permet d’apprécier les acquis et d’identifier les points à approfondir. Une évaluation de satisfaction complète ce bilan.
Repères et périmètre
Les actes d’état civil et opérations électorales obéissent à des règles propres ; les compétences de l’officier d’état civil et des autorités électorales sont respectées.
Ressources de référence pour approfondir le sujet :
Adapter la formation à votre organisation
Un échange préalable permet de préciser vos objectifs, le niveau des participants, les cas à travailler et les besoins d’accessibilité.
Pour quels publics et quelles situations ?
Le programme est sélectionné selon vos responsabilités. Le cas pratique est adapté à votre organisation, dans la durée retenue ; les variantes ne sont pas des modules à cumuler.
Communes
Le secrétariat général de mairie applique ce module à un dossier communal : répondre à une réclamation et tracer la suite donnée.
Modalités et tarifs
Formats, organisation, inscription, devis et financement : consultez les informations utiles pour préparer votre formation.
Modalités pratiques et conditions financières →