Objectif
Préparer des décisions fiables, organiser le service communal et accompagner les élus dans les dossiers courants.
Cycle de formation · 7 journées · 49 heures
Exercer et renforcer les fonctions de secrétaire général de mairie
Du conseil aux élus au suivi des projets : sept modules articulés autour d’un dossier communal, pour une prise de fonction ou un renforcement ciblé.
À qui s’adresse ce cycle ?
Secrétaires généraux de mairie, agents assurant ces fonctions et équipes communales polyvalentes. Un entretien de positionnement précise l’expérience, la taille de la commune, les tâches effectivement exercées et les besoins prioritaires. Les modules peuvent être suivis en cycle complet ou retenus séparément selon ces besoins.
Durée
Sept journées de 7 heures, soit 49 heures hors pauses. Calendrier réparti sur plusieurs semaines ou mois.
Prérequis
Exercer ou préparer des missions de secrétariat de mairie ; apporter une description du poste et des dossiers à travailler.
Les sept modules du cycle
Chaque module comprend quatre séquences, des exercices et une évaluation. Le dossier fictif d’une commune sert de fil rouge ; les productions d’une journée alimentent la suivante.
Module 1 · 7 h · XXIF-0374
Organiser le travail du secrétariat général de mairie et conseiller les élus
Une commune prépare son calendrier annuel et doit répartir l’instruction de plusieurs décisions entre élus, secrétariat et partenaires.
Livrable : Présenter au maire une note de choix avec points à vérifier.
Voir le programme détaillé →Module 2 · 7 h · XXIF-0375
Préparer le conseil municipal et sécuriser les actes
Le conseil doit statuer sur une convention, une subvention et un projet de service ; le dossier comporte des pièces incomplètes.
Livrable : Planifier publicité, transmission et suivi d’exécution.
Voir le programme détaillé →Module 3 · 7 h · XXIF-0376
Préparer le budget communal et suivre son exécution
À mi-exercice, la commune doit arbitrer entre une réparation urgente, des dépenses courantes et le financement d’un projet.
Livrable : Préparer une note d’arbitrage et un tableau de suivi.
Voir le programme détaillé →Module 4 · 7 h · XXIF-0377
Conduire un achat public communal de l’expression du besoin au suivi
La commune prépare l’achat d’une prestation d’entretien et reçoit plusieurs propositions aux contenus et prix différents.
Livrable : Suivre la notification, l’exécution et les modifications du marché.
Voir le programme détaillé →Module 5 · 7 h · XXIF-0378
Gérer les agents communaux et prévenir les risques du quotidien
Une commune doit pourvoir un poste polyvalent pendant une absence longue et sécuriser la continuité de l’accueil.
Livrable : Présenter un dossier RH au maire et au centre de gestion.
Voir le programme détaillé →Module 6 · 7 h · XXIF-0379
Accueillir les habitants et traiter les démarches sensibles
Une même journée apporte une demande d’acte d’état civil, une question électorale et une réclamation sur un service communal.
Livrable : Répondre à une réclamation et tracer la suite donnée.
Voir le programme détaillé →Module 7 · 7 h · XXIF-0380
Suivre un projet communal : urbanisme, foncier et partenaires
La commune souhaite réhabiliter un bâtiment pour un service de proximité, avec une parcelle et des financements à confirmer.
Livrable : Présenter une feuille de route au maire et aux services partenaires.
Voir le programme détaillé →Un dossier communal construit au fil du cycle
Sur le cas d’une petite commune, le participant établit une cartographie des responsabilités, prépare un conseil municipal, suit un arbitrage budgétaire et un achat, organise une continuité de service, traite des demandes d’habitants et prépare la feuille de route d’un projet. Les pièces sont fictives ou anonymisées.
Le positionnement initial sert de point de départ. Chaque module donne lieu à une correction des livrables. En fin de cycle, une restitution individuelle présente le dossier et les contrôles à effectuer ; l’évaluation porte sur les compétences de l’autorité, la cohérence des actes et pièces, le respect des étapes et la traçabilité des décisions.
Organisation et conditions
Le cycle est proposé sur demande, en présentiel ou en classe virtuelle avec ateliers. La proposition précise les modules retenus, les dates, l’effectif, l’intervenant, les besoins d’accessibilité, le prix et les conditions de financement et d’inscription. Les modules autonomes du catalogue peuvent être commandés séparément ; la durée et les livrables sont alors ceux de leur fiche.
Il s’agit d’un cycle de renforcement professionnel proposé par XXI Formations. Il ne se substitue pas à la formation statutaire de professionnalisation au premier emploi de secrétaire général de mairie, organisée dans le cadre prévu par les textes, ni à une décision de l’employeur sur les obligations de formation.